Gesetz über den Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Bedingungen
Haben Sie Mitarbeiter, Praktikanten oder Auszubildende?
Wenn Sie diese Frage mit „Ja“ beantworten, dann sollten Sie die nachfolgenden Ausführungen ganz besonders aufmerksam lesen, oder wissen Sie bereits über welche Arbeitsbedingungen Sie Ihre Mitarbeiter wie informieren müssen?
Für wen gilt das Nachweisgesetz?
Wussten Sie, dass JEDER Arbeitgeber das sogenannte Nachweisgesetz beachten muss? Sollten Sie jetzt vom Nachweisgesetz das erste Mal etwas hören, dann sind Sie gewiss nicht allein.
Die Nachweispflicht JEDES Arbeitgebers
Das Nachweisgesetz legt fest, dass jeder Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsvertrages aufzuzeichnen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. – auch wenn nur ein mündlicher Vertrag oder eine mündliche Vereinbarung geschlossen wurden. In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen:
1. der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
2. der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
3. bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
4. der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
5. eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
6. sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
7. die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
8. die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
9. bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes:
a) die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat,
b) die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,
c) der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und
d) die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,
10. sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
11. die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
12. ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
13. wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,
14. dass bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden,
15. ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.
Für jeden Arbeitgeber sind diese Fragen besonders wichtig:
- Wann und in welcher Form sind die Nachweise nach dem Nachweisgesetz zu erbringen?
- Was gilt bei Änderungen der wesentlichen Vertragsbedingungen?
- Können Arbeitsverträge jetzt nur noch schriftlich geschlossen werden?
- Können sämtliche Bedingungen im Arbeitsvertrag stehen?
- Was gilt bei einer Beschäftigung im Ausland?
- Welche Informationspflichten gelten gegenüber Praktikanten?
- Was gilt gegenüber Auszubildenden?
- Welche Informationspflichten sind ggf. noch zu beachten?
Vermeiden Sie teure Bußgelder – bis zu 2.000 EUR pro Verstoß!
Beachten Arbeitgeber das Nachweisgesetz nicht, müssen Sie mit einer Geldbuße von bis zu 2.000,- Euro pro Verstoß, mithin pro Arbeitnehmer, rechnen! Und das kann Ihnen in der Praxis leider schneller passieren, als Sie vielleicht denken.
Als Arbeitgeber handeln Sie nämlich dann bereits ordnungswidrig, wenn Sie z.B. wesentliche Vertragsbedingungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigen.
Wer kontrolliert die Einhaltung des Nachweisgesetzes?
Es ist die fachlich zuständige oberste Landesbehörde verantwortlich, die die Aufgabe aber auf eine andere Behörde oder Stelle übertragen kann.
Aus meiner Sicht kann es jeden Arbeitgeber jederzeit mit einer Überprüfung treffen. Das Gesetz sieht zum Beispiel vor, dass jeder Arbeitgeber mindestens alle vier Jahre geprüft werden soll (§ 28p Abs. 6 SGB IV), sogenannte sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung.
Die zuständige Behörde könnte Arbeitsverträge anfordern, diese überprüfen und so Defizite schnell feststellen. Die Folge wären hohe Bußgelder von bis zu 2.000 EUR pro Verstoß. Auch im Rahmen von Betriebsprüfungen durch die Finanzämter können Arbeitsverträge angefordert werden.
Nehmen Sie die Sache daher nicht auf die leichte Schulter ganz nach dem Motto „Ach, mich kontrolliert schon niemand.“ Dies könnte dann eine sehr teure Fehlentscheidung werden.
Verzicht durch Arbeitnehmer nicht möglich
Ihre Arbeitnehmer können auf den Nachweis auch nicht verzichten! Deshalb muss jeder Arbeitgeber seiner Nachweispflicht nachkommen, ob er will oder nicht.
Muster, Musterformulierungen Nachweisgesetz, Niederschrift
Als Arbeitgeber benötigen Sie deshalb unbedingt praktische Muster und Musterformulierungen, um ohne großen Zeitaufwand die erforderliche Niederschrift zu fertigen, damit Sie der Nachweispflicht nach dem Nachweisgesetz nachkommen. Nur so laufen Sie nicht Gefahr, teuren Bußgeldern ausgesetzt zu sein.
Die Lösung für Arbeitgeber zum Nachweisgesetz: eBook von Rechtsanwalt Andreas Gerstel
Ich habe für Arbeitgeber in einem eBook daher die notwendigen Hinweise und Musterformulierungen ausgearbeitet. Die oben gestellten Fragen unter „Für jeden Arbeitgeber sind diese Fragen besonders wichtig:“ habe ich im eBook praxisnah beantwortet.
Das eBook enthält zudem ein Muster für die Praxis zum Nachweis gemäß § 2 Abs. 1 NachwG für Arbeitnehmer, ein weiteres Muster zum Nachweis gemäß § 2 Abs. 1 a NachwG für Praktikanten und ein Muster für eine Vertragsniederschrift gemäß § 11 BBiG für Auszubildende. Das eBook endet schließlich mit einem Quick-Check zum Arbeitsvertrag.
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